مدیریت پروژه با خروجی بالا در مفهوم

وقتی صحبت از ایده، کمتر واقعاً می تواند بیشتر باشد. فقط با استفاده از سه جدول ، می توانید یک سیستم یکپارچه و یکپارچه ایجاد کنید که تمام اطلاعات تیم شما را برای موفقیت لازم داشته و ردیابی کند. دیگر روزهایی که وظایف Asana را بیرون کشیده و سپس به دنبال یک روش عملیاتی استاندارد (SOP) رفته اید ، گذشته است. تصور کنید که هرگز مجبور نیستید پیوندهای مشترک Google را به طور ناخوشایند و طولانی مدت کپی پیست کنید ، در عوض بدانید که آنها همیشه در ویکی های داخلی تیم شما به صورت پویا به روز می شوند.

در این مقاله ، شما یاد خواهید گرفت که چگونه این تنظیمات مینیمالیستی را برای تنظیمات مبتنی بر تیم در برنامه معماری ، پیاده سازی و نگهداری کنید. (از اینجا شروع کنید اگر به اصول اولیه 101 نیاز دارید.) من می خواهم شما را در تنظیم جدول های اصلی راهنمایی کنم و به شما نشان می دهم که چگونه با استفاده از ابرقدرت های منحصر به فرد Notion بهترین استفاده را از آنها کنید.

تله مفهوم مبتدی

این تنظیم مینیمالیستی با پایان خاطر شروع می شود: پروژه ها. ابتدا ، شما برای شفافیت و تداوم پروژه های کل تیم خود را در یک جدول سازماندهی می کنید. از آنجا ، شما “بلوک های سازنده” کار خود را سازمان خواهید داد (وظایف و یادداشت) ، هر دو به عنوان جدول. هر دو این “بلوک های ساختمانی” در نهایت به داخل ملاقات می روند پروژه ها جدول.

بسیار ساده به نظر می رسد ، درست است؟ با این حال ، از نظر من ، بیشتر تنظیمات Notion از این رویکرد جدول اصلی چشم پوشی می کنند – در عوض یک دسته از صفحات جدید ایجاد می کنید و آنها را با استفاده از پیوندهای پیوندی به آرامی رشته می کنید (شبیه به کرایه استاندارد اینترانت شرکتی). این رویکرد منطقی است. سریع است و می تواند شما را از زمین خارج کرده و بدرقه کند ، اما در این صورت ممکن است فقط با Google Docs و یک سلسله مراتب فایل سنتی پایبند باشید.

لحظه ای که یادداشت ها و وظایف خود را در جداول جداگانه قرار می دهید ، به لطف مجموعه فراداده غنی از Notion ، مجموعه ای کاملا جدید و جایگزین را باز می کنید. این سندی که ایجاد کردید هم اکنون می تواند به یکی از اعضای تیم اختصاص یابد ، در چندین واحد تجاری برچسب گذاری شود ، براساس اولویت و موارد دیگر مرتب شود.

اما اول ، بیایید با جدا کردن جدول اصلی که همه چیز را به هم پیوند می دهد ، بزرگنمایی کنیم: پروژه ها.

همه چیز با پروژه شروع می شود

بیایید اولین جدول اصلی شما را تنظیم کنیم ، که تصویر کلی از پروژه های تیم شما است. هنگامی که آنها در یک جدول قرار گرفتند ، می توانید فراداده مربوطه را اضافه کنید (مانند تاریخ های تعیین شده ، وضعیت پروژه و KPI ها) نگه داشتن همه با هر اطلاعات حیاتی

بیایید بگوییم تیم شما در حال کار بر روی یک میدان فروش بزرگ است که در پایان سه ماهه تحویل داده می شود. این یک پروژه کاملاً محدود با یک جدول زمانی مشخص ، نتیجه و مجموعه اقدامات است. برای تحویل چه چیزی نیاز دارید؟

بلوک ساختمان 1: وظایف

اول ، وظایفی دارید: پیش نویس ، ویرایش کپی ، ایجاد دارایی های طراحی و در نهایت ارسال ارائه به مشتری. در مرحله بعدی ، یادداشت هایی خواهید داشت: کپی فروش ، دارایی های رسانه ای ، طرح های رنگی و بازنگری در پیش نویس های قدیمی. در این تنظیم کم ، هر پروژه به صورت پویا تمام این اطلاعات را جمع می کند. بیایید از قسمت های دیگر سیستم عبور کنیم تا ببینیم چگونه به آنجا می رسیم.

اکنون که می دانید تیم شما به کجا می رود ، قدم بعدی سازماندهی نحوه رسیدن به آنجا است. چگونه اطمینان حاصل می کنید که همه به روز و در یک صفحه باقی بمانند ، بدون اینکه چیزی از شکاف ها بریزد؟ با تیم شما جدول وظایف اصلی. وظایف کل تیم شما – همه در یک جدول. درست خواندید یک منبع ساده از حقیقت ، قابل گسترش در سازمان شما ، بار شناختی را کاهش می دهد در حالی که همه را در یک صفحه نگه می دارد.

در وظیفه اصلی ، جدول وظایف اولیه یک لیست ساده برای انجام کارها است که دارای سه ستون است: نام کار ، تاریخ سررسید و یک کادر تأیید (نشان دهنده اتمام آن). اما در مرحله بعدی ، ما داده های فراداده را اضافه می کنیم تا واقعاً وظایف شما را بالا ببریم تا تیم شما بتواند اطلاعات را شناسایی کند مهمترین اطلاعات برای پیشبرد پروژه های خود (و در نهایت تجارت خود). اگر شما یک آژانس شرکت تولید پادکست هستید ، ممکن است یک قسمت انتخاب شده باشد که نشان می دهد در مرحله پیش تولید ، ویرایش یا توزیع هستید. همچنین ممکن است بخواهید مدت زمان تخمینی هر کار را اضافه کرده و منابع را بر این اساس تخصیص دهید.

برای تیم ها ، دو قسمت قدرتمند “اختصاص داده شده به” و “اختصاص داده شده توسط” است. برای کارهای محدود به زمان ، می خواهید موعد اضافه کنید – اما در استفاده از موعد خودسرانه احتیاط کنید. نمایش سرعت فروش ما واقعاً باید قبل از جلسه بعدی خود با مشتری به پایان برسید ، اما اختصاص یک تاریخ برای یک کار انعطاف پذیر تر ، یک استراتژی بی اثر است. گزینه دیگر برای این وظایف انعطاف پذیر استفاده از تاریخ “Do” به جای آن است ، بنابراین افراد می توانند مشخص کنند که واقعاً چه روزی کار را انجام می دهند – و آن را به جدول زمانی پروژه ترسیم می کنند.

افزودن فیلدی برای اولویت بندی ممکن است مفید باشد ، اما در عوض ما آن را توصیه می کنیم 10 هزار دلار چارچوب کار برای شناسایی وظایف با بالاترین ارزش خود همچنین می توانید از دیوید آلن وام بگیرید انجام کارها رویکردها و استفاده از زمینه ها. اینها “افراد ، مکانها یا چیزهایی” هستند که برای انجام یک کار مشخص به آنها نیاز دارید. سایر زمینه های مفید می تواند مواردی مانند سطح انرژی ، ابزار مورد نیاز (مانند رایانه یا تلفن) یا افرادی باشد که باید درگیر شوند.

بلوک ساختمان 2: یادداشت ها

در مرحله بعدی ، شما به مکانی برای نگهداری هر آنچه که شما و تیمتان ایجاد می کنید نیاز دارید: نوت بوک های دیجیتال مشترک خود. ایده واقعا در اینجا می درخشد ، یک راه حل زیبا ارائه می دهد که بسیار قدرتمندتر از Google Docs است. اما یک بار دیگر ، تغییر ذهنیت لازم است. به جای ایجاد مجموعه ای از یادداشت های شل در ساختار پوشه سلسله مراتبی ، مزیت Notion ایجاد یک a است جدول یادداشت های اولیه – یکی غنی از فراداده که آسانتر برای نمایش جدیدترین کارهای شما ، اسنادی که نیاز به تجدید نظر دارند ، یا رویه های مربوط به یک پروژه داده شده را آسان می کند.

در اینجا ، من شما را تشویق می کنم که به انواع اسنادی که ایجاد می کنید و به طور منظم به آنها مراجعه می کنید ، فکر کنید. آیا جلسات منظمی با برنامه های از پیش تعیین شده دارید؟ کتابخانه های SOP؟ فرم های ارزیابی داوطلب برای مصاحبه؟ درخواست پیشنهادی دارید؟ نه تنها می توانید به سرعت آنها را در Notion (بدون استفاده از پوشه ها) سازماندهی کنید ، بلکه می توانید الگوهایی ایجاد کنید که جریان کار شما را ساده می کنند. (بعداً بیشتر در این باره!)

علاوه بر نوع سند ، یک بار دیگر ، فوق داده های دیگری مانند تاریخ ایجاد، آخرین اصلاح شده و خلق شده توسط. اگر با یک تیم کار می کنید ، ممکن است ستونی با نویسنده یا مسئول آن یادداشت خاص نیز بخواهید. در صورت داشتن یک لیست از پیش تعیین شده ، برچسب ها نیز می توانند مفید باشند ، اما در صورت سو mis استفاده می توانند از بین بروند – بنابراین با احتیاط ادامه دهید.

برای نوع یادداشت شما ، توصیه می کنم برای ساده و ساده نگه داشتن موارد از این چهار مورد استفاده کنید:

• فعال: چیزی که شما به طور فعال روی آن کار می کنید و به طور منطقی توسعه یافته است. پیش نویس یک پست وبلاگ یا یک نسخه از فروش را در نظر بگیرید.
• ایده پردازی: ایده های جدیدی که هنوز شکل می گیرند.
• ارجاع: سندی که با برخی از نظم یا هدف خاصی به آن مراجعه خواهید کرد.
• بایگانی: مواردی که هدفشان را تأمین کرده اند و دیگر نیازی به آنها ندارید ، اما مایلید که در هر صورت (در مقابل حذف کامل آنها) ، بتوانند روی آن ظاهر شوند.

در صورت تمایل این نوع یادداشت ها را بر اساس نیاز تیم خود سفارشی کنید. آیا شما بسیاری از SOP ها در شرکت یا بخش خود هستید؟ این نوع یادداشت را بسازید تا بتوانید همه آنها را در یک مکان پیدا کنید.

ادامه مطالعه مدیریت پروژه با خروجی بالا در مفهوم SitePoint.