در این مقاله، روشی را راه‌اندازی می‌کنیم که در آن می‌توانید یک ایمیل روزانه حاوی سوالاتی را برای پاسخ به شما دریافت کنید. این سؤالات می توانند منحصر به فرد باشند یا با الهام از یک سند لاف زدن و بررسی روزانه تنظیم شوند. اینها به شما کمک می‌کنند کارهایی را که در طول روز انجام داده‌اید به خاطر بسپارید و احساسات خود را تجزیه و تحلیل کنید و چه اتفاقی افتاده است که این احساس را در شما ایجاد کرده است.
سند براگ چیست؟
مغز ما بهترین ابزار برای به خاطر سپردن چیزها نیست، مگر اینکه از حافظه عکاسی برخوردار باشید. ممکن است متوجه شوید کارهایی را که در هفته یا ماه گذشته انجام داده اید به خاطر نمی آورید.
وقتی صحبت از نشستن در مقابل مدیرتان برای بررسی به میان می‌آید، یک سند لاف زدن، در آستین شماست. بسیاری از ما تقریباً 2000 ساعت در سال کار می کنیم. فکر می کنید مدیرتان چقدر از کارهایی که انجام می دهید آگاه است؟
ممکن است چیزهایی وجود داشته باشد که روی آنها کار می کنید و تغییرات بزرگی در تجارت ایجاد می کنند، اما هرگز با مدیر شما مطرح نمی شوند. این چیزهای کوچک هستند که از آنها صرف نظر می شود و در زمان مرور زمان مورد توجه قرار نمی گیرد.
اینجاست که یک سند لاف زدن وارد می شود. برای اینکه شما را از استفاده از حافظه نه چندان خوب خود نجات دهد، چرا هر روز ایمیلی دریافت نمی کنید که از شما می پرسد چه کاری را تکمیل کرده اید. سپس این اطلاعات در یک برگه Google ذخیره می شود تا سوابق کاملی داشته باشید، از کوچکترین تا بزرگترین چیزهایی که در محل کار موفق به دستیابی به آنها شده اید.
سپس، وقتی نوبت به بررسی سالانه شما می‌رسد، می‌توانید به راحتی همه چیزهایی را که به دست آورده‌اید نشان دهید، که می‌تواند اهرمی را که برای دریافت آن افزایش حقوق شایسته نیاز دارید، به شما بدهد. 😃
خود بازبینی چیست؟
شما به دنبال ارتقای ماشین خود هستید. شما سال‌هاست که موتور دارید، اما در آخرین پایه‌های خود است، دود سیاه از خود بیرون می‌آورد و هنگام رانندگی صداهای قلقلکی ایجاد می‌کند.
شما مدتی را صرف تحقیق کرده اید تا مطمئن شوید که ماشین مناسبی را خریداری می کنید. پس از یک بحث طولانی، شما به یک BMW بسنده می کنید. و گویی از ناکجاآباد، همه جا همان مارک و مدل را می بینید، حتی اگر چند هفته پیش هیچ یک از آنها در جاده بودند.
به این می گویند پدیده Baader-Meinhof. زمانی است که چیزی به آگاهی شما رسیده است و به نظر می رسد که در همه جا وجود دارد. این اثری است که ما سعی خواهیم کرد با بررسی خود شما از آن بهره ببریم.
اگر از خود بپرسید «امروز چه عادت بدی داشتم؟»، باعث می‌شود به هر چیزی که به‌عنوان یک عادت بد در نظر می‌گیرید فکر کنید، مانند خوردن یک بسته کامل کلوچه یا چرخیدن در شبکه‌های اجتماعی.
اگر اکنون بیش از یک هفته این کار را انجام دهیم، پدیده Baader-Meinhof شروع به رخ دادن می کند. اکنون نسبت به این رفتارها هوشیارتر می شوید. به جای اینکه این رفتار بدون فکر اتفاق بیفتد، می‌توانید تشخیص دهید که چه زمانی اتفاق می‌افتد، زیرا هر روز در مورد آن می‌نویسید. و سپس می توانید تلاش کنید تا این رفتار را متوقف کنید.
خود بازبینی همچنین می تواند به شما کمک کند تا بتوانید روزتان را تحلیل کنید. باز هم سؤالاتی داریم که ما را تحریک می کند، مانند “از انجام چه کاری لذت بردم؟” یا “چه چیزی انرژی را از من بیرون کشید؟”
اینها سوالاتی هستند که می توانند به شما در تشخیص الگوها و سپس اقدام کمک کنند. اگر متوجه شدید که از نوشتن لذت می برید، می توانید برای انجام کارهای بیشتر برنامه ریزی کنید. اگر متوجه شدید که صحبت کردن با یک فرد خاص در محل کار تمام انرژی شما را تخلیه می کند، می توانید سعی کنید تا حد امکان کمتر با او صحبت کنید یا ساعاتی از روز را انتخاب کنید که انرژی کافی برای مقابله با او دارید.
با تلاش بسیار کم هر روز، می توانید شروع به جمع آوری اطلاعات مهم، از کارهای شگفت انگیزی که انجام داده اید، تا عادت هایی که برای شما نامرئی هستند، کنید و سپس هر هفته برای بهبود زندگی خود برنامه ریزی کنید.
نحوه تنظیم ایمیل های روزانه
سه چیز وجود دارد که ما باید بتوانیم ایمیل های روزانه را تنظیم کنیم:
- یک حساب Zapier
- یک حساب Google Drive
- مجموعه ای از سوالات
حساب Zapier اتوماسیون را انجام می دهد: ارسال سؤالات، و تجزیه داده ها از ایمیل.
حساب Google Drive برای راه‌اندازی کاربرگ‌نگار Google است که در آن داده‌های ایمیل برای بررسی پاسخ‌های ما ذخیره می‌شوند.
مجموعه سوالات اطلاعاتی خواهد بود که می خواهیم جمع آوری کنیم.
قبل از شروع، باید یک حساب کاربری در آن راه اندازی کنیم زاپیر و مطمئن شوید که ما یک درایو گوگل حساب.
وقتی این کار را انجام دادیم، می توانیم شروع کنیم.
ارسال ایمیل روزانه
برای شروع کار، باید یک ایمیل برای خودمان ارسال کنیم تا به سوالات پاسخ دهیم.
برای انجام این کار، باید یک zap در Zapier راه اندازی کنیم.
از صفحه اصلی Zapier، روی منوی ناوبری کلیک کرده و Zaps را انتخاب کنید.
را کلیک کنید یک Zap جدید بسازید.
Zap که ما راه اندازی می کنیم ارسال ایمیل های روزانه است. ما Zap دیگری را برای تجزیه داده‌ها در Google Sheets راه‌اندازی می‌کنیم.
در بالای صفحه، می توانیم zap خود را نامگذاری کنیم. اسمش را بگذاریم ارسال ایمیل روزانه.
ابتدا یک ماشه را انتخاب می کنیم. جستجو برای برنامه توسط Zapier.
سپس باید فرکانس ماشه را انتخاب کنیم. ما می توانیم این را روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام دهیم. به همین مناسبت، ما روزانه انتخاب می کنیم.
در مرحله بعد، می‌توانیم انتخاب کنیم که آیا می‌خواهیم ایمیل در تعطیلات آخر هفته ارسال شود و چه زمانی از روز می‌خواهیم ایمیل را دریافت کنیم.
اگر ما این را با ایمیل کاری خود تنظیم می کنیم، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که آن را برای تعطیلات آخر هفته خاموش کنیم، اگر در آن زمان کار نکنیم. بهتر است زمان را برای پایان روز تعیین کنیم، بنابراین تمام اتفاقات روز به پایان می رسد و ما زمان کافی برای پاسخ به سوالات داریم. تنظیم آن یک ساعت قبل از حرکت گزینه خوبی است.
از ما می خواهد که ماشه را آزمایش کنیم. پس از اتمام، ادامه دهید.
اقدامی که می‌خواهیم با ماشه بالا اتفاق بیفتد، ارسال ایمیل با سؤالاتمان است. با انتخاب می توانیم این کار را انجام دهیم ایمیل توسط Zapier.
پس از انتخاب، می خواهیم نوع اقدام را به عنوان ایمیل خروجی انتخاب کنیم.
در مرحله بعد، آدرس ایمیلی که می خواهیم سوالات را در آن دریافت کنیم، موضوع و متن ایمیل (که سوالات ما خواهد بود) را وارد می کنیم. همچنین باید یک آدرس ایمیل در قسمت «پاسخ به» وارد کنیم، اما بعداً این کار را انجام خواهیم داد.
اطمینان حاصل کنید که بین هر سوال فاصله بگذارید تا پاسخ های شما تجزیه شود. شما می خواهید که سه خط فاصله داشته باشید. در این مرحله، ما یک کپی از متن ایمیل می‌خواهیم، بنابراین آن را در یک سند Word یا یادداشت متنی قرار دهید، زیرا بعداً از آن استفاده خواهیم کرد. بقیه قسمت ها را می توانیم خالی بگذاریم.
مرحله آخر ارسال یک ایمیل آزمایشی فقط برای اطمینان از دریافت ایمیل است.
ما اکنون یک ایمیل روزانه تنظیم کرده ایم. گام بعدی تجزیه داده‌های ایمیل در Google Sheet خواهد بود.
ابتدا وارد حساب Google Drive خود می شویم. در مرحله بعد، یک برگه گوگل ایجاد می کنیم. اسمش را هر چه دوست داریم می توانیم بگذاریم. در این مثال، ما آن را نام گذاری کرده ایم خلاصه روزانه.
هنگامی که صفحه Google خود را داشتیم، باید تعدادی نام ستون اضافه کنیم. در ستون اول، تاریخ را دنبال می کنیم. ستون‌های کنار آن باید سؤال ما را داشته باشند، زیرا این کار را برای ما آسان می‌کند که ببینیم چه پاسخی معادل کدام سؤال است.
با آماده شدن برگه Google، اکنون باید داده‌های پاسخ‌هایمان را تجزیه کنیم و آنها را در سلول‌های صحیح وارد کنیم.
به Zapier برگردید و یک zap جدید ایجاد کنید.
در صورت درخواست، «ایجاد یک zap سفارشی» را انتخاب کنید. این زاپ را نام خواهیم برد تجزیه داده ها. ماشه ای که می خواهیم این است تجزیه کننده ایمیل توسط Zapier.
یک رویداد ماشه برای این عمل مورد نیاز است، بنابراین می‌خواهیم «ایمیل جدید» را انتخاب کنیم. هر بار که ما پاسخی را به ایمیل روزانه ارسال می کنیم، این کار فعال می شود.
در مرحله بعد، باید وارد قسمت تجزیه کننده ایمیل شویم. تنها چیزی که نیاز داریم جزئیات حساب Zapier است تا وارد شوید. اگر قبلاً این کار را نکرده‌ایم، از ما می‌خواهد که با کلیک کردن بر روی Email Parser به حساب Zapier خود متصل شویم. اجازه دهد. پس از انجام این کار، کلیک کنید ادامه هید.
برای اینکه بتوانیم تریگر را تنظیم کنیم، باید یک صندوق پستی ایجاد کنیم.
کلیک صندوق پستی ایجاد کنید.
وقتی صندوق ورودی خود را ایجاد کردیم، باید الگوی خود را ایجاد کنیم تا پاسخ های سند لاف زدن خود را از آن تجزیه کنیم. ما بدنه ایمیل‌های روزانه را که قبلاً کپی کرده‌ایم در یک یادداشت ورد یا متنی بازیابی می‌کنیم و آن را در قالب اولیه قرار می‌دهیم.
بعد، باید مناطقی را که می‌خواهیم داده‌ها را تجزیه کنیم، انتخاب کنیم. این کار را می توان با ایجاد تگ انجام داد. این کار به روش زیر انجام می شود: {{TAG_NAME}}.
را TAG_NAME باید با یک نام منحصر به فرد جایگزین شود، بنابراین سؤالات در سلول سمت راست در برگه های Google تجزیه می شوند. ما باید به تعداد سوالاتمان تگ داشته باشیم.
ما باید با چیزی شبیه آنچه در تصویر زیر است به پایان برسانیم.
پس از اتمام، کلیک کنید آدرس و الگو را ذخیره کنید.
اکنون که صندوق پستی خود را تنظیم کرده ایم، باید آن را به روز کنیم Reply-To میدان در ما ایمیل روزانه zap
در Email Parser by Zapier بر روی mailboxes کلیک کنید. صندوق پستی که ما ایجاد کردیم با یک آدرس ایمیل لیست می شود. اون رو کپی کن
ما به Zaps خود می رویم، آن را پیدا می کنیم ایمیل روزانه Zap کنید و روی آن کلیک کنید تا آن را ویرایش کنید. در بخش «تنظیم اقدام»، آدرس ایمیل تجزیه‌کننده ایمیل را در قسمت کپی کنید Reply To فیلد و مطمئن شوید که zap ما روشن است.
به عقب برگردید تجزیه داده ها زاپ. ما می‌توانیم صندوق پستی را که هنگام تنظیم تریگر خود ایجاد کرده‌ایم انتخاب کنیم. برای آزمایش ماشه خود، پاسخی را به یکی از ایمیل‌های آزمایشی خود ارسال می‌کنیم. اگر نداریم، می‌توانیم به ایمیل روزانه خود زاپ رفته و یک مورد آزمایشی ارسال کنیم.
هنگامی که ما پاسخ دادیم، آزمایش عمل باید به ما پاسخ دهد تا بتوانیم ادامه دهیم.
در مرحله بعد، باید عمل درج پاسخ سوالات خود را در برگه های گوگل تنظیم کنیم.
کاربرگ‌نگار Google را جستجو کنید و رویدادهای اقدامی را انتخاب کنید ایجاد ردیف(های) صفحه گسترده.
در مرحله بعد، باید به حساب Google خود وارد شویم تا Zapier به برگه ای که ما ساخته ایم دسترسی داشته باشد. برای انجام این کار دستورالعمل ها را دنبال کنید و کلیک کنید ادامه هید.
بعد، باید اکشن را تنظیم کنیم. باید گوگل درایو صحیح، صفحه گسترده صحیح و برگه ای که می خواهیم اطلاعات را در آن وارد کنیم را انتخاب کنیم.
پس از آن، باید داده های صحیح را در ردیف های سمت راست تجزیه کنیم. برای تاریخ، می توانیم تاریخ را در قسمت کشویی انتخاب کنیم. برای سؤالات، باید تگ های مناسبی را که قبلاً در تجزیه کننده ایمیل ساخته بودیم انتخاب کنیم.
پس از انجام، می توانیم آزمایش کنیم که آیا داده ها در سلول های صحیح تجزیه می شوند یا خیر.
گاهی اوقات تجزیه کننده ایمیل بار اول به درستی کار نمی کند و برای اطمینان از اینکه داده های تصحیح شده در حال تجزیه هستند به کمک کمی نیاز دارد.
ما باید با پاسخ دادن به یک ایمیل و دیدن اینکه چه داده هایی وارد شده است، آن را آزمایش کنیم.
اگر متوجه شدیم که در تجزیه کننده ایمیل دقیق نیست، باید الگوهای اضافی اضافه کنیم.
به Email Parser بروید و ایمیل ها را مشاهده کنید. ایمیلی را انتخاب کنید که در آن داده ها به درستی تجزیه نشده باشند. در زیر ایمیل، روی آن کلیک کنید ویرایش اضافی قالب.
پاسخ را هایلایت کرده و تگ های صحیح را برای آنها انتخاب کرده و کلیک کنید ذخیره الگوی اضافی و دوباره تست کنید اگر متوجه شدیم که هنوز کار نمی کند، یک الگوی اضافی دیگر اضافه کنید.
پس از انجام همه این کارها، مشاهده کنید که ایمیل‌های روزانه برای ما ارسال می‌شود و برگه‌های Google ما پر می‌شود.
انواع سوالات سند براگ
در مورد نوع سؤالاتی که می توانیم از خود بپرسیم، دنیا صدف ماست. و ما محدودیتی برای مقداری که می توانیم بخواهیم نداریم. بهتر است اطمینان حاصل کنیم که سوالات زیادی نمی پرسیم وگرنه به زودی پر کردن پاسخ هایمان به یک کار طاقت فرسا تبدیل می شود و ممکن است از انجام آن اجتناب کنیم.
پایبندی به چهار یا پنج مقدار عالی برای داشتن است. این چند نمونه از سوالاتی است که باید پرسید:
- چه چیزی به دست آورده اید؟
- چه چیزی مانع از رسیدن به اهداف شما شد؟
- از انجام چه کاری لذت بردید؟
- چه چیزی انرژی شما را تخلیه کرد؟
اگر تصمیم گرفتیم سوالات را در هر زمانی تغییر دهیم، باید تنظیمات زیر را انجام دهیم:
- عنوان ها را در برگه های گوگل تغییر دهید
- ایمیل خروجی را در Daily Email zap تغییر دهید
- الگوی اولیه را در تجزیه کننده ایمیل تغییر دهید
- هر برچسب اضافی را در تجزیه کننده ایمیل اضافه کنید
به احتمال زیاد ما نیاز به اضافه کردن الگوهای اضافی داریم تا تجزیه کننده ایمیل بتواند پاسخ های ما را به درستی ترسیم کند.
نتیجه
شما آن را دارید. با کمک کمی از Zapier، می‌توانید ایمیل‌های روزانه خود را تنظیم کنید و تمام پاسخ‌های مهم‌ترین سؤال‌ها را برای مرور روزتان ثبت کنید و کارهایی را که انجام می‌دهید ضبط کنید، آماده برای هر گونه بررسی‌های بعدی.
برای استفاده از پاسخ‌های خود، مطمئن شوید که هر هفته آنها را مرور می‌کنید و ببینید آیا می‌توانید الگوهای مثبت و منفی را که می‌توانید روی آنها انجام دهید، تشخیص دهید. و فراموش نکنید که سند لاف زدن خود را برای زمانی که رئیس شما را برای بررسی تماس می‌گیرد یا شما برای درخواست افزایش حقوق می‌روید، در دسترس داشته باشید!
